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O contribuinte precisa ficar atento sobre como proceder tendo a possibilidade de retificação dos dados enviados via Escrituração Fiscal Digital (EFD) do SPED, conforme informado pela Receita Federal.
Segundo o Fisco, a facilidade não vale se os arquivos estiverem nas etapas de análise (através da Junta Comercial), autenticado ou substituído.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem com um dos três pilares o EFD. O prazo para envio dos arquivos terminou em 30 de junho de 2017, com cerca de 90% dos contribuintes conseguindo fazer o envio.
Entretanto, perto de 34% das empresas declararam que não há certeza se todas as informações dos seus sistemas de gestão empresarial (ERPs) serão integradas ao sistema de maneira correta.
Então, se o livro já foi enviado para o SPED, mas a Junta Comercial ainda não o autenticou, o contribuinte precisa se dirigir com urgência ao órgão solicitando que o documento seja colocado em “exigência”. Isso significa que o processo de validação dos dados seja interrompido.
De acordo com o Fisco, somente quando colocado em exigência poderá haver substituição. O Departamento Nacional de Registro de Comércio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência contenha a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
O que fazer depois da autenticação
Caso a autenticação dos documentos já tenha sido realizada, é possível fazer a correção de alguns dados, mas não mais substituir o livro todo. As retificações, de acordo com a Receita Federal, estão detalhadas no artigo 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08.
A retificação de lançamento feita com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos documentos de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. Não se deve confundir retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração, informa a norma.
Extravio, Deterioração ou Destruição
A regra também exemplifica como deve ser feita a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração.
Em caso de extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o contribuinte deverá publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso sobre o fato. E ele informará dentro de 48 horas à Junta Comercial de sua jurisdição.
Recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído, devendo o Termo de Autenticação ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada.
A autenticação de novo instrumento de escrituração só será procedida após o cumprimento das obrigações.
No caso de livro digital, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo. Deve o contribuinte obter reprodução do instrumento junto à administradora do sistema.
Procedimentos passo a passo para retificação do SPED
1) Conforme previsto no leiaute de que trata o artigo 5º da Portaria CAT 147/2009, a empresa gerará a EFD retificadora. Ela deverá ser assinada digitalmente, gerando o respectivo hash code.
2) Efetuar pedido de retificação da EFD – opção “Retificação” – mediante os seguintes procedimentos:
a. Utilizar certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, que contenha a indicação do número de inscrição do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ de qualquer de seus estabelecimentos;
b. Descrever, em campo próprio, o resumo das alterações a serem efetuadas;
c. Informar, em campo próprio, o hash code da EFD retificadora com assinatura, gerado pelo Programa Validador da EFD (PVA).
3) Depois de concedida a autorização, o contribuinte terá que enviar o arquivo digital da EFD retificadora ao ambiente nacional do SPED dentro do prazo informado (03 dias).
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Informação importante para quem for retificar
Não produzirá efeitos a retificação da EFD de período de apuração que tenha sido submetido ou esteja sob ação fiscal cujo débito constante da EFD objeto de retificação tenha sido enviado para inscrição em dívida ativa, nos casos em que importe alteração desse débito. E o pedido de retificação da EFD, caso deferido, não implicará o reconhecimento da veracidade.
Vários contribuintes continuam enviando a Escrituração Fiscal Digital (EFD ICMS/IPI) com dados incorretos ou omissos, deixando para realizar suas correções pelos arquivos retificadores.
Hoje em dia, este procedimento é muito arriscado e deve ser feito o mais rapidamente possível. Cabe relembrar que, com a publicação do AJUSTE SINIEF 11/2012, houve a definição de regras padronizadas em todo o território nacional para a retificação da EFD ICMS/IPI.
A partir do mês de referência janeiro de 2013, o SPED FISCAL pode ser retificado, sem autorização, até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração (Ex.: Março de 2014 pode ser retificado sem autorização da Receita até 30 de junho de 2014).
AJUSTE SINIEF 11, DE 28 DE SETEMBRO DE 2012
D.O.U.: 04.10.2012
Cláusula segunda: A cláusula décima terceira do Ajuste SINIEF 02/09 passa a vigorar com a seguinte redação:
“Cláusula décima terceira: O contribuinte poderá retificar a EFD:
I – até o prazo de que trata a cláusula décima segunda, independentemente de autorização da administração tributária;
II – até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, independentemente de autorização da administração tributária, com observância do disposto nos §§ 6º e 7º;
III – após o prazo de que trata o inciso II desta cláusula, mediante autorização da Secretaria de Fazenda, Receita, Finanças ou Tributação do seu domicílio fiscal quando se tratar de ICMS, ou pela RFB quando se tratar de IPI, nos casos em que houver prova inequívoca da ocorrência de erro de fato no preenchimento da escrituração, quando evidenciada a impossibilidade ou a inconveniência de saneá-la por meio de lançamentos corretivos.
4º O disposto nos incisos II e III desta cláusula não se aplica quando a apresentação do arquivo de retificação for decorrente de notificação do fisco.
5º A autorização para a retificação da EFD não implicará o reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte.
Isto é, a partir de 2013, o prazo para retificar os arquivos da EFD sem autorização da Receita Estadual ou da Receita Federal é de apenas três meses. Após este prazo, a empresa passa a depender da autorização do Fisco, e o pedido de retificação só pode ser justificado por erro de fato no preenchimento da escrituração, evidenciando que não é possível fazer as correções através de lançamentos corretivos extemporâneos.
É necessário enviar as informações da EFD ICMS/IPI da maneira mais correta possível. Não é uma boa idéia deixar para corrigir depois através de arquivos retificadores, pois o contribuinte exporá seus erros para a fiscalização que, por sua vez, poderá (e irá, certamente) abrir um procedimento de fiscalização antes do deferimento do pedido.
Entenda a portaria CAT nº 9/2013 no Estado de São Paulo
“Artigo 16 – O pedido para retificação da EFD a que se refere o item 2 do § 2º do artigo 15 será decidido pelo Chefe do Posto Fiscal de vinculação do contribuinte.
§ 1º – Para fins de análise do pedido, além do exame dos documentos exigidos, poderão ser realizadas verificações fiscais.”
E qual é a melhor opção para as empresas
A melhor opção (e mais segura) é Investir em capacitação e tecnologia para a correta geração de arquivos fiscais, sem nenhuma dúvida. Neste ponto, a auditoria eletrônica de arquivos fiscais vem se mostrando uma importante ferramenta para auxiliar e orientar o trabalho dos profissionais das áreas de T.I., fiscal e contábil.
Através dos rápidos diagnósticos que simulam verificações e cruzamentos realizados pela Receita, é possível planejar quais ações tomar, eleger prioridades e mapear as origens dos problemas. Tudo com objetivo na melhoria contínua de processos e no saneamento das informações que podem (se não tratadas de maneira adequada) gerar grandes prejuízos para as empresas.
ECF x DIPJ: o que mudou?
Antes de 2014, a declaração apresentada não era a ECF, mas a DIPJ. A mudança atende à implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), projeto que leva o cumprimento das obrigações acessórias ao meio digital, permitindo qualificar a fiscalização e o cruzamento de dados pela Receita Federal.
Apesar do avanço tecnológico, a declaração se tornou mais complexa. A ECF possui 14 módulos, sendo mais extensa e de preenchimento mais trabalhoso do que ocorria com DIPJ. Também um maior número de informações precisa ser apresentado agora.
Outra novidade aparece já antes da entrega da ECF, como o preenchimento obrigatório dos livros eletrônicos de apuração do Lucro Real (e-Lalur) e da Contribuição Social (e-Lacs). Anteriormente, essa não era uma obrigação do empreendedor.
Mas ao menos em um ponto a vida da pessoa jurídica ficou mais fácil com a extinção da DIPJ: a extensa ficha relativa à apuração do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) não foi mantida na ECF. Esse dado agora deve ser declarado na Escrituração Fiscal Digital (EFD), módulo do SPED que, além do IPI, apura o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Esteja sempre ao lado do seu contador
A ECF é uma obrigação acessória importante, cuja entrega é compromisso de empresas não optantes pelo Simples Nacional.
Ainda que o regime tributário simplificado seja o mais utilizado pelos pequenos negócios, nem todos empreendedores seguem esse caminho. Para algumas empresas, há impedimentos relacionados à sua atividade. Para outros, o Lucro Real ou Lucro Presumido se revelam mais vantajosos.
Tanto no momento de tomar essa decisão quanto para o preenchimento e entrega das declarações exigidas da empresa, o contador é peça-chave. No caso de uma obrigação como a ECF, até mesmo aí há um nível de complexidade maior. Já para o empreendedor que pouco ou nada entende sobre contabilidade, trata-se de uma verdadeira missão impossível.
Recomenda-se que a empresa esteja sempre próximo do seu contador, ouvindo suas orientações, informando os dados contábeis solicitados e acompanhando o cumprimento das obrigações.
Mais do que abrir uma empresa, ser empreendedor é estar presente sempre que ela precisa e delegar o que for necessário.
Fonte: Arquivei