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Após a abertura de uma empresa, é imprescindível manter a sua regularização por meio de planejamento e organização, medidas que precisam fazer parte da rotina empresarial.
Porém, muitos acreditam que essa etapa somente é necessária para garantir o recebimento de registros e cadastros para a formalização de seu empreendimento.
Mas saiba que esse pensamento pode trazer prejuízos principalmente relacionados ao cumprimento de prazos, por isso, preparamos este artigo com algumas informações importantes para te ajudar a manter seu negócio em dia.
Uma das principais dúvidas, é com relação às empresas que estão inativas ou apenas sem movimento: nestes casos, seja por desconhecimento ou falta de orientação, o responsável deixa de entregar os relatórios anuais aos órgãos competentes, o que pode resultar em débitos junto ao município onde empresa está registrada e até mesmo à Receita Federal.
Então, ressaltamos que além dos impostos, é preciso atenção aos seguintes fatores:
Contabilidade: devido à sua importância, os registros contábeis estão entre os principais pontos a ser considerados.
Para isso, existe um sistema de contabilidade que precisa ser seguido pelas empresas, o que reforça a obrigação de serem elaborados os registros independentemente da natureza jurídica e do porte da empresa.
Os registros facilitam principalmente o acompanhamento dos informações do seu negócio e a execução dos Relatórios Contábeis, que são feitos anualmente e neles constam a real situação financeira do empreendimento.
Qualquer fragilidade nestes documentos podem resultar em um processo de fiscalização.
Por isso, tratar os registros contábeis com atenção é uma prática necessária para garantir a organização e o desenvolvimento da empresa.
Caso sejam apresentadas informações sem o suporte necessário, os registros podem ser considerados falsas, situação que resulta em punição.
Obrigações Acessórias: estas obrigações fazem parte do regime tributário seguido pela empresa, e são estabelecidas pela Receita Federal.
Através delas, a pessoa jurídica pode informar seus dados tributários, previdenciários, trabalhistas e contábeis.
Desta forma, o não cumprimento das obrigações acessórias também pode deixar a empresa irregular.
Por isso, é importante entender como funcionam, além dos prazos de cada uma delas.
Departamento Pessoal: para manter organizadas as informações alusivas ao departamento pessoal, as empresas podem contar com o auxílio de um profissional responsável pela organização e entrega de todas as obrigações acessórias mensais e também anuais.
Para as pessoas jurídicas que não possuem folha de pagamento, podemos citar as seguintes obrigações acessórias:
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF): informar as contribuições à Receita Federal, principalmente aquelas referentes ao imposto de renda e rendimentos pagos aos seus beneficiários. A multa em casos de atraso na entrega é de 2% sobre o total de tributos e das contribuições que tenham sido informados na declaração;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): é voltada às empresas que não tem colaboradores ou que estão inativas. Desta forma, a obrigação acessória é a RAIS negativa que deve ser encaminhada anualmente ao fisco. Caso contrário também é cobrado multa;
- GFIP sem movimento: se trata de uma guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. Deve ser emitida mesmo se a empresa estiver inativa ou não possuir colaboradores, nestes casos, será contado na guia a falta de movimento. Assim como nas demais obrigações, deixar de enviar a guia também resulta em multa à empresa;
- Simples Nacional: neste caso, deixar de entregar o PGDAS quando não ocorre faturamento, é um dos principais erros registrados atualmente. A situação é passível de multa, visto que por meio do documento é emitida a guia de pagamento de impostos conhecida como DAS. Por isso, ressaltamos que o documento deve ser gerado mesmo que os dados estejam zerados;
- Lucro Presumido: dentre as obrigações acessórias do Lucro Presumido estão o DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), ECD (Escrituração Contábil Digital) e o ECF (Escrituração Contábil Fiscal). No primeiro estão contidos os impostos federais como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IR Retido, CSRF, entre outros. Por outro lado, o ECD é referente ao envio dos relatórios contábeis da empresa de forma digital, estando dispensadas do envio as pessoas jurídicas que estão inativas. Há ainda a ECF que possui a finalidade de transmitir as informações dos impostos IRPJ e CSLL.
Como regularizar minha empresa?
Antes de tudo, a orientação para regularizar sua empresa é buscar o apoio de um profissional contábil, que possui a experiência necessária para levantar as informações relativas aos débitos e pendências que são devidas pelas obrigações acessórias, durante todo o tempo que esteve sem registros – podendo ser feito o trabalho de averiguação desde a abertura da empresa até o presente momento.